Introducción al software de programación de citas para oficinas gubernamentales

El software de programación de citas en línea está causando furor en el sector gubernamental, y no es difícil ver por qué. Durante mucho tiempo, las oficinas gubernamentales se han asociado con largas colas y servicios lentos. De hecho, la gente a menudo tiene que despejar toda la tarde sólo para recibir servicios, y puede llegar a ser frustrante. 

Según datos de DMV.comEl tiempo medio de espera en sus oficinas es de 44 minutos. Eso es casi una hora antes de que un ciudadano reciba los servicios que ha venido a buscar. En un entorno ideal, el tiempo máximo que un ciudadano debería esperar para ser atendido es de 5 minutos. Si usted es un ejecutivo de una oficina gubernamental y ha estado recibiendo múltiples quejas sobre la lentitud de los servicios, hay una solución simple pero eficaz para sus problemas: un software de programación de citas en línea. 

Los servicios gubernamentales son como un círculo vicioso de procesos interminables, y los sistemas de citas basados en la web pueden ayudar a las agencias a agilizar los procesos y simplificar las operaciones comerciales. Bienvenido a la guía definitiva del software de programación de citas en línea para las oficinas gubernamentales.

¿Qué es un software de programación de citas en línea?

El software de programación de citas en línea, también conocido como sistemas de citas en la web, es un tipo de solución digital que permite a los ciudadanos reservar, programar o cancelar sus citas a través de sistemas basados en la web. Esta tecnología puede integrarse con otras herramientas de gestión de la relación con el cliente y está disponible las 24 horas del día, garantizando la continuidad de los servicios. 

Estas soluciones suelen tener la capacidad de enviar notificaciones automáticas a los ciudadanos, aceptar pagos en línea y capturar estadísticas de programación. Esto permite a los organismos públicos agilizar la prestación de sus servicios, lo que en última instancia se traduce en una sólida relación entre el ciudadano y el organismo. No es de extrañar que se espere que el tamaño del mercado del software de programación de citas a nivel mundial sea aumentar en $340,46 millones de aquí a 2026.

¿Cómo funcionan los sistemas de cita previa por Internet para las oficinas gubernamentales?

En una configuración tradicional, la reserva de citas se realiza a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos y puede consumir mucho tiempo de ambas partes. Las oficinas gubernamentales están perdiendo recursos al permitir que su personal programe las citas manualmente. Sabiendo que las agencias gubernamentales tienen cientos de visitantes diarios, considere cuánto tiempo pasa el personal tratando de planificar manualmente la logística de las llamadas, los mensajes de texto y las reservas por correo electrónico.

Los sistemas de cita previa en línea centralizan el proceso de reserva en una solución de gestión simplificada, eliminando las posibilidades de doble reserva y reduciendo las cancelaciones, lo que permite al personal atender a los ciudadanos con mayor eficacia. Así es como funcionan los sistemas de cita previa basados en la web:

  1. Usted establece los tipos de servicios que ofrece, el horario de atención y la duración de cada servicio en el portal web para que los ciudadanos sólo puedan programar sus citas dentro de esos parámetros. 
  2. El software se sincroniza e integra con el calendario de su oficina y ofrece a los ciudadanos una visión de la disponibilidad del personal. 
  3. Los ciudadanos reservan sus citas y reciben una confirmación.
  4. Una vez que se acerca la fecha de la reserva, los ciudadanos reciben una notificación recordatoria que les facilita la cancelación en caso de que no estén disponibles.
  5. Los ciudadanos obtienen un ticket de reserva el día de la cita y pueden planificar fácilmente su tiempo en función de su estado de cola virtual. 

Con este tipo de planificación deliberada, los empleados de la administración pueden planificar fácilmente su jornada, mejorando la productividad general. Estos sistemas también pueden evitar que los organismos se vean desbordados por un número excesivo de ciudadanos en el mismo día. 

¿Cuáles son las principales características del software de programación de reservas en línea? 

La programación de citas en línea es algo más que la simple coordinación de la disponibilidad horaria con los ciudadanos. También se trata de gestionar el seguimiento y planificar con antelación los cambios en la disponibilidad del personal para garantizar una prestación de servicios de calidad. Las características básicas del software de programación de citas en línea incluyen:

1. Sincronización del calendario en directo

La mayoría de los programas de citas online pueden integrarse con su calendario actual para facilitar y coordinar las reservas de citas. Los empleados suelen tener dificultades para compaginar sus calendarios personales y laborales, y una sincronización bidireccional del calendario puede ayudarles a eliminar los conflictos de programación, incluidas las reservas dobles. La integración del calendario también le ayuda a gestionar la disponibilidad del personal, y también se sincroniza con su calendario personal facilitando a los empleados la exportación de sus eventos y actividades diarias. 

2. Disponibilidad 24 horas al día y reserva multicanal

El software de programación basado en la web ofrece a los ciudadanos la libertad de reservar citas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto se debe a que pueden comprobar fácilmente las franjas horarias disponibles sin tener que dirigirse directamente a su oficina. La mayoría de los sistemas también permiten a los ciudadanos hacer reservas a través de varias plataformas, como las redes sociales, los sitios web y las plantillas de correo electrónico. 

 3. Recordatorios y seguimientos automáticos

Los recordatorios de citas son muy cómodos, pero lo más importante es que reducen el número de cancelaciones y de inasistencias. Los empleados tampoco tienen que ponerse en contacto con los ciudadanos para recordarles su reserva, lo que en última instancia supone un ahorro de tiempo. He aquí un gran ejemplo: un programa de asistencia sanitaria del Departamento de Defensa de EE.UU. implementó un programa de programación basado en la web y redujeron su tasa de inasistencia de 8% con programación telefónica a 2%. 

 4. Procesadores de pago integrados

La mayoría de los sistemas de cita previa basados en la web también vienen con procesadores de pago integrados que eliminan un paso tedioso adicional para su equipo. Los ciudadanos pueden realizar los pagos por adelantado para que lo único que tengan que hacer cuando acudan a sus oficinas sea recibir el servicio previsto. Esto también reduce el tiempo que pasan en su agencia, lo que le permite atender a más ciudadanos. 

5. Reprogramación de autoservicio 

La mayoría de las veces, las cancelaciones se producen porque la gente prefiere no presentarse en lugar de llamar para cambiar la cita. Al automatizar este proceso, los ciudadanos pueden reprogramar cómodamente sus citas, liberando automáticamente franjas horarias para otras personas que esperan obtener una cita.

6. Integración de la aplicación móvil y la web

Más de 85% del tiempo que la gente pasa en línea se canaliza hacia las aplicaciones. La mayoría de los sistemas digitales de programación de citas vienen con una aplicación móvil que permite a los ciudadanos y al personal gestionar sus citas sobre la marcha. A menudo, este software puede integrarse con su sitio web para que pueda desviar a los usuarios del sitio web hacia la automatización de sus reservas en lugar de llamar.

7. Gestión de la lista de espera

Los organismos públicos atienden colectivamente a cientos de miles de ciudadanos, y esta función le permite reponer cualquier cita cancelada o reprogramada. En última instancia, esto optimiza sus operaciones y aumenta los ingresos. 

¿Qué oficinas gubernamentales pueden utilizar el software de programación de citas en línea?

El software de programación de citas puede beneficiar a muchas industrias y oficinas, pero aquí están algunas de las agencias gubernamentales más comunes que pueden beneficiarse del software de programación de citas en línea:

1. Departamentos estatales de vehículos de motor

El Departamento de Tráfico suele estar muy ocupado y es famoso por tener largas colas para servicios como la obtención de permisos, las inspecciones de vehículos y los exámenes de conducir. Con un software de citas basado en la web, pueden automatizar la mayoría de sus procesos, reduciendo el número de personas en sus oficinas al mismo tiempo. También pueden utilizar este software para gestionar eficazmente sus recursos, como las cámaras y los instructores de conducción. 

2. Servicios federales para el ciudadano

Hay más de 135 agencias del gobierno federaly un software de programación de citas automatizado pueden facilitar la prestación de sus servicios. Los administradores del programa pueden gestionar eficazmente las métricas clave del sistema, lo que les permite optimizar los recursos disponibles realizando los ajustes necesarios. En última instancia, esto reduce los costes operativos. 

3. Servicios sociales del condado y de la ciudad

Uno de los principales retos a los que se enfrentan los servicios sociales estatales y municipales es la programación. Los asesores tienen que reunirse con los pacientes, los ciudadanos acuden a menudo a los programas de salud y bienestar, y los trabajadores de los casos tienen que hacer visitas a domicilio. Optimizar estos procesos manualmente puede ser un reto, pero el software de programación de citas en línea elimina el dolor de estos procesos al automatizarlos.  

Las herramientas manuales de programación de citas son las que más cuestan a las administraciones públicas

Los costes y riesgos asociados a los procesos manuales de reserva de citas son muy elevados. Estas son algunas de las razones por las que debería evolucionar hacia un software de programación digital. 

  1. Los procesos manuales abruman a su personal: Las oficinas de la administración pública están muy ocupadas, y el gran número de llamadas que pasan por ellas puede resultar abrumador para su personal. El proceso de recibir llamadas telefónicas e introducir manualmente los detalles de la reserva en una base de datos puede consumir el tiempo del personal que podría asignarse mejor.
  2. Bajos índices de satisfacción de los ciudadanos: 72% de clientes satisfechos son propensos a compartir sus experiencias positivas con un máximo de 6 personas. El 13% de los clientes insatisfechos, en cambio, compartirá su situación con 15 o más personas. Si los ciudadanos están constantemente en espera mientras su personal comprueba la disponibilidad e introduce los datos de su reserva, acabarán frustrándose, con lo que la experiencia del cliente se verá afectada. 
  3. Gran pérdida de tiempo: Las estadísticas revelan que, por término mediotarda 8,1 minutos para que la gente programe sus citas. Al eliminar el trabajo manual de este proceso, sus empleados ahorran un tiempo valioso que pueden dedicar a atender a sus ciudadanos.
  4. Las personas que llaman tienen dificultades para llegar a ti: Dado el gran número de llamadas que se realizan a las oficinas gubernamentales, es posible que algunas personas tengan dificultades para comunicarse. De hecho, los estudios muestran que un la friolera de 62% de llamadas de negocios no tienen respuesta.
  5. Los ciudadanos prefieren ahora los procesos digitales: La revolución digital ha llegado al sector de los servicios, y la mayoría de los ciudadanos prefieren los procesos automatizados. Vivimos en una época en la que más de 75% de millennials prefieren enviar mensajes de texto en lugar de comunicarse por teléfono. Puede estar seguro de que la mayoría de los ciudadanos apreciarán los sistemas digitales de programación de citas. 

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de programación de citas en línea para las oficinas gubernamentales?

Los procesos gubernamentales suelen llevar mucho tiempo, y los pequeños contratiempos en la programación pueden ser desastrosos si provocan una interrupción del servicio. ¿Son las herramientas de programación de citas en línea la mejor solución para las largas colas y los servicios lentos? Lea más sobre las ventajas que obtienen las administraciones públicas al adoptar soluciones digitales de reserva:

1. Ayuda a controlar el tráfico de visitantes

Una de las principales razones por las que los ciudadanos tienen experiencias tan frustrantes en las oficinas de la administración se debe al hacinamiento. Esto -combinado con la lentitud en la prestación del servicio- acaba enfureciéndoles. La integración de un software de reserva de citas en línea le permite automatizar los procesos de programación, asegurándose de que sólo recibe visitantes a los que su oficina puede dar cabida. Por ejemplo, un software de programación de citas automatizado puede evaluar que los lunes son un día de gran afluencia para su agencia y sugerir otros días en los que los agentes estén disponibles una vez que la agenda del día esté completa, lo que garantiza que los ciudadanos reciban los servicios que necesitan cuando le visitan. 

Esto no significa que vaya a ignorar por completo a las personas que lleguen sin cita y a las que no la tengan. Los sistemas de programación basados en la web garantizan que haya un lugar para todo el mundo en su sistema y son capaces de acomodar las citas con poca antelación sin apartar al personal de sus tareas delegadas. Por ejemplo, un software como la plataforma Qless tiene una función que le proporciona actualizaciones en tiempo real de cualquier hueco disponible. Cada vez que un ciudadano entra en sus oficinas sin una reserva, puede asignarle fácilmente el primer turno disponible. También puede atender a los ciudadanos que lleguen tarde, pero se da prioridad a las personas que se ajustan a su horario designado. 

2. Proporciona a las agencias una información muy valiosa

La base de la prestación de servicios de calidad es comprender a los ciudadanos y personalizar sus servicios en función de sus necesidades. La personalización da a su agencia una ventaja competitiva, y según StatistaLa gente ha llegado a esperar experiencias a medida. Mediante el uso de un software de reservas, puede utilizar fácilmente los datos de los ciudadanos para identificar los patrones de las personas y utilizar esta información para predecir sus necesidades. Qless le permite hacer un seguimiento del comportamiento de los ciudadanos al anotar factores identificables sobre el grupo de personas que conciertan citas en línea. ¿De qué grupo demográfico son? ¿Podría haber una razón por la que otras personas no están aprovechando la función de programación en línea? Y lo que es más importante, ¿hay alguna forma de llegar a ellos? 

Con el software de programación de citas en línea, también puede identificar a las personas que visitan regularmente su oficina, las que responden a sus mensajes de texto o interactúan con sus notificaciones y las que son más activas en el correo electrónico. Esta información le permite personalizar sus servicios y llegar a los ciudadanos en función del medio que más prefieran. 

3. Agiliza las operaciones

Las ineficiencias operativas pueden paralizar el funcionamiento de las oficinas gubernamentales, lo que se traduce en un bajo índice de satisfacción de los ciudadanos. Esto es especialmente cierto porque la mayoría de los departamentos están interconectados. Por ejemplo, cuando un ciudadano acude a la Dirección General de Tráfico para obtener el permiso de conducir, tiene que rellenar sus datos y tomarse las huellas dactilares y las fotos. Ahora bien, si hay una desconexión entre estos departamentos, el ciudadano puede terminar siendo atendido en una estación pero luego esperar durante mucho tiempo en otras. 

Por otro lado, con el software de programación de citas en línea, puede asegurarse de que una vez que un ciudadano reserva un servicio concreto, se le atiende en todos los departamentos con facilidad. Piense en ello como una solución de conveniencia. Si necesitan un servicio con varios subconjuntos, pueden recibirlos todos dentro de los plazos designados. Lo mejor del software de programación de citas es que puede adaptarlo a las necesidades únicas de su agencia. También pueden atender a varios casos utilizados para oficinas gubernamentales y sus subdepartamentos, instalaciones públicas, embajadas y consulados, ayuntamientos, etc. En consecuencia, le proporcionan un alto nivel de control sobre sus operaciones, lo que le permite identificar fácilmente cualquier cuello de botella y solucionarlo. 

4. Mejora la productividad de los empleados

Hay 4 factores principales que afectan a la productividad de los empleados:

  1. Equipos y recursos disponibles: Cuando los empleados no disponen de recursos suficientes para desempeñar sus funciones, su eficiencia acaba por verse comprometida, lo que se traduce en una reducción de la productividad. Por ejemplo, si solo pueden atender citas a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos o mensajes de texto, es posible que tengan que responder a ellas entre la atención a los ciudadanos.
  2. Energía o actitud: La mayoría de los empresarios suponen que se trata de un problema personal, pero no podrían estar más lejos de la realidad. Piénselo: si su personal está constantemente abrumado por el número de personas a las que tiene que atender durante todo el día, además de realizar sus tareas administrativas, temerá acudir a la oficina. Pasarán todo el día sintiéndose ansiosos y, finalmente, su productividad disminuirá. 
  3. Entorno de trabajo: Las características sociales y el entorno en el que trabajan los empleados tienen un gran impacto en su productividad. Por ejemplo, si su organismo público suele tener muchos ciudadanos que acuden los martes y los viernes, el personal estará desbordado esos días. Es probable que pasen el tiempo preocupados por ser productivos en lugar de prestar servicios de calidad a los ciudadanos. 
  4. Objetivos: Cada empleado de la administración pública tiene una descripción de trabajo definida. Sin embargo, su productividad depende en gran medida de sus objetivos diarios o de las metas que esperan alcanzar. Con los ciudadanos de a pie, los empleados apenas tienen tiempo de planificar su jornada. Van a trabajar sin saber qué esperar, lo que es una receta para la baja productividad. 

He aquí una forma sencilla de mejorar la productividad de los empleados: automatizar la programación de citas con un sistema de reservas basado en la web. Con este software, sus empleados son más eficientes, ya que saben de antemano lo ocupado que estará su día. Esto les facilita la planificación de su disponibilidad para que todos los ciudadanos sean atendidos.  

Un software de programación de citas en línea también reduce las posibilidades de error de los empleados. Por ejemplo, es relativamente fácil que un empleado rellene la información incorrecta del cliente durante las reservas manuales. Esto da lugar a una gran confusión y, en última instancia, a un bajo índice de satisfacción de los clientes. Con un software de reservas como Qless, las posibilidades de cometer errores son mínimas, ya que el ciudadano rellena sus datos personales. Esto también garantiza que el personal disponga de los datos pertinentes de los ciudadanos antes de la cita, lo que aumenta su eficacia. 

5. Garantiza un mejor aprovechamiento de las habilidades de los empleados

No hay duda de que la satisfacción del cliente es un elemento esencial de los índices de satisfacción de los ciudadanos. Sin embargo, hay que entender que los empleados de la administración no son moderadores (a no ser que forme parte de la descripción de su trabajo). También son humanos, y aunque la prestación de un servicio de calidad forma parte de sus obligaciones diarias, sus habilidades se desperdician cuando pasan la mayor parte de su tiempo disculpándose con los ciudadanos por las citas perdidas y las largas colas. Esto acaba por reducir su moral.

Piénsalo: el tiempo que tarda un funcionario en calmar a un ciudadano frustrado es casi suficiente para que preste los servicios que la persona vino a buscar. Si los agentes de la administración tienen que tratar con ciudadanos enfadados todo el día, su productividad y su pasión por el trabajo se reducirán. La implantación de un sistema de programación de citas basado en la web reduce el riesgo de que se produzcan demasiadas entradas, largas esperas y conflictos de horarios, lo que quita una enorme carga a los agentes. Esto les permite disponer de tiempo suficiente para realizar sus tareas activas. 

6. Facilita la comunicación con los ciudadanos

A ningún ciudadano le gusta entrar en una agencia gubernamental sólo para descubrir que las oficinas están abarrotadas y que puede tener que pasar un día entero esperando a ser atendido. No es de extrañar que la mayoría de los ciudadanos acaben sintiéndose frustrados cuando tienen que visitar la oficina de una agencia gubernamental. Si su oficina gubernamental sólo se basa en las reservas manuales, tiene que comunicar a los clientes las aperturas o los retrasos en las reservas verbalmente o por correo electrónico, y esto conlleva retos como;

  • El ciudadano puede ver el correo electrónico cuando ya es demasiado tarde.
  • Barreras lingüísticas.
  • Puede que le cueste llegar a ellos.
  • A veces es difícil comunicar toda la información necesaria de forma vocal.

También es muy probable que sus teléfonos estén siempre ocupados y que a algunos ciudadanos les cueste contactar con usted y acaben recurriendo a presentarse. El sistema de reserva de citas Qless elimina este problema optimizando su calendario y vinculándolo a calendarios externos. Esto hace que los ciudadanos puedan ver fácilmente sus calendarios de disponibilidad y hacer reservas cuando les resulte muy conveniente. Esto reduce la frecuencia de las reservas con retraso.

La programación de citas en línea también reduce las posibilidades de que se produzcan cancelaciones o de que no se presenten, ya que puede establecer notificaciones automáticas para recordar a los clientes cuándo se acercan sus citas. También puedes enviar notificaciones si se prevén retrasos por circunstancias imprevisibles para que el ciudadano no se presente a tiempo y se le haga esperar. 

7. Aumenta la satisfacción de los ciudadanos

Las agencias y oficinas gubernamentales se han ganado una mala reputación debido a la escasa prestación de servicios, pero esto puede solucionarse fácilmente introduciendo un software de programación de citas en línea. Un sistema como Qless tiene un CRM integrado que le permite recopilar información sobre los ciudadanos, incluidas sus preferencias y quejas. A partir de estos datos y conocimientos, se pueden personalizar los servicios para cada ciudadano, lo que aumenta la puntuación del índice CX. También puede enviar formularios de opinión y encuestas a los ciudadanos para identificar las áreas de su prestación de servicios que podrían mejorar. Esto, en última instancia, mejora la calidad de sus interacciones y aumenta la confianza de los clientes en los servicios gubernamentales. 

Al integrar los sistemas de reserva en línea en sus operaciones, también se producen cambios significativos en el flujo de trabajo de los empleados. Esto cambia la dinámica entre el ciudadano y los agentes de la administración, fomentando la comunicación y aumentando la transparencia. La priorización de los horarios de las citas también reduce el tiempo de espera y hace saber sutilmente a los ciudadanos que su tiempo es valioso. 

He aquí un truco menos conocido; facilitan a los ciudadanos la reserva de citas con los agentes de la administración con los que se sienten más cómodos. Esto le permitirá conocer a los miembros más productivos de su equipo y mejorar aún más su prestación de servicios. 

8. Maximiza las horas de trabajo de los empleados

Al adoptar un software de programación en línea, podrá identificar y eliminar las lagunas en el flujo de trabajo. Por ejemplo, si hay tiempo entre las citas programadas, puede incluir a los ciudadanos sin cita previa o incluso a las reuniones del personal. Aunque las oficinas gubernamentales suelen estar ocupadas, hay momentos de inactividad. Durante estos periodos, los agentes pueden consultar sus agendas y familiarizarse con la información de los ciudadanos que llegan. Así se aseguran de estar bien preparados para cada cita y de poder atender a los ciudadanos con eficacia. 

9. Es conveniente para la mayoría de los ciudadanos

Según StatistaEn la actualidad, Estados Unidos tiene el mayor mercado de teléfonos inteligentes del mundo, con más de 290 millones de usuarios. Basándonos en estas cifras, es seguro asumir que la mayoría de las personas a las que debe atender están familiarizadas con el uso de Internet. El software de reserva de citas online es muy cómodo para los ciudadanos, ya que les da la libertad de hacer reservas en cualquier momento. Ya no se sentirán incomodados cuando llamen a su oficina y todos los teléfonos estén ocupados, ya que pueden hacer fácilmente una reserva en su trayecto matutino, en su descanso para comer o incluso por la tarde después del trabajo. La programación en línea también les da la libertad de cancelar o cambiar sus citas en función de su disponibilidad sin afectar a sus operaciones. 

10. Construye una organización sin esfuerzo

Lo mejor de utilizar un sistema de programación de citas en línea en las oficinas gubernamentales es que las mantiene organizadas. Reduce las posibilidades de que se produzcan reservas dobles y favoritismos, agilizando así el flujo de trabajo. Por ejemplo, si un ciudadano cancela su cita en el último momento, el sistema se ajustará automáticamente, facilitando la asignación de un nuevo cliente. Aunque se produzcan retrasos inesperados, podrá adaptar fácilmente su agenda para que los ciudadanos que habían reservado una cita con antelación sean atendidos primero. 

Algunos programas de reserva en línea también integran inteligencia artificial que puede emparejar la solicitud de cita de un ciudadano con el mejor agente en función de su horario, disponibilidad y cualificaciones. 

¿Qué factores deben tener en cuenta las administraciones públicas antes de adquirir sistemas de cita previa basados en la web?

Para sacar el máximo provecho de su software de programación de citas en línea, debe asegurarse de que tenga las siguientes características:

1. Fácil de usar

Dado que el software será utilizado por varios departamentos, debe asegurarse de que los agentes de la administración pública lo encuentren muy fácil de usar. Si el software por el que opta tiene una curva de aprendizaje muy pronunciada, hay muchas posibilidades de que su personal gaste más recursos intentando contactar con el soporte técnico. 

Tenga en cuenta que los principales usuarios de este sistema serán los ciudadanos, por lo que debe ser fácil de usar y de navegar. Si tus clientes no son capaces de utilizarlo, es probable que vuelvan a los métodos de programación manual, que es lo que intentas evitar. 

2. Funcionalidades basadas en la nube

Casi todo es accesible a través de la nube, y las reservas de citas no deberían ser diferentes. Los sistemas basados en la nube también permiten actualizaciones automáticas, por lo que puede estar seguro de que todas las correcciones de errores se harán con la próxima actualización. También proporcionan copias de seguridad automáticas, eliminando el riesgo de pérdida de datos. 

3. Escalabilidad

Los mejores sistemas de software tienen la capacidad de adaptarse a sus crecientes demandas. Por ejemplo, si se produce una afluencia de ciudadanos que requieren sus servicios o tiene nuevos miembros de personal, el software de programación de citas debe adaptarse a este crecimiento. 

4. Disponibilidad 24/7

La mayoría de los organismos públicos sólo están abiertos entre las 8 y las 17 horas, pero su software de programación de citas no debería estar sujeto a estos horarios. Debe estar disponible para los ciudadanos en todo momento para mejorar la comodidad. Esto facilitará que las personas que no están disponibles durante su horario de trabajo puedan programar sus citas. Lo último que necesita es recibir múltiples llamadas a primera hora de la mañana porque su sistema deja de funcionar en cuanto cierra el negocio. 

5. Notificaciones por SMS y correo electrónico

Una de las principales razones por las que los índices de inasistencia son elevados en las oficinas que utilizan sistemas de reserva manuales es que la gente prefiere no presentarse a llamar para cancelar o cambiar la cita. Además, las cancelaciones y las citas perdidas pueden producirse porque la gente se olvida de que ha hecho una reserva. Un software de programación de citas en línea con una función de notificación por SMS y correo electrónico le permite recordar a los ciudadanos su próxima cita, dándoles tiempo suficiente para reprogramarla en caso de que no estén disponibles. También puede utilizar este medio para comunicarles los posibles retrasos en sus citas. 

6. Integraciones en Facebook y en el sitio web

La integración de su sistema de programación con su sitio web es una buena manera de animar a las personas que están navegando por su sitio a programar sus citas en línea. Las integraciones de Facebook, por otro lado, le permiten captar una audiencia más amplia. 

Estas integraciones dan a los ciudadanos la flexibilidad de reservar su cita a través del medio con el que se sientan más cómodos, en lugar de restringirlos a un solo medio. También dan al sistema una mayor visibilidad, consiguiendo en última instancia que más personas programen en línea. 

7. Solicitudes automatizadas

A la gente le gusta la comodidad. Si algunos de sus servicios son recurrentes o requieren revisiones periódicas, debería optar por un sistema que envíe solicitudes automáticas una vez que la próxima cita esté cerca.

Algunos de los otros factores que debe tener en cuenta son;

  • Funcionalidad de la aplicación móvil.
  • Un servicio de atención al cliente y técnico muy eficaz.
  • Cuadros de mando de informes de datos.
  • La seguridad de los datos. 

Las principales formas en que las oficinas gubernamentales pueden impulsar sus citas en línea

Por fin ha decidido abandonar su sistema manual de reserva de citas, pero hay un problema: le cuesta convencer a la gente de que programe sus citas en línea. ¿Qué debe hacer? A continuación le ofrecemos consejos prácticos sobre cómo puede potenciar la programación en línea. 

1. Premie a los clientes que decidan programar sus citas en línea.

Es una buena forma de motivar a más personas para que utilicen su nuevo sistema. Por ejemplo, puede ofrecer bolígrafos de marca a los que reserven en línea o un pequeño descuento en sus tarifas. Aunque pueda parecer una pequeña recompensa, creará un ambiente en torno al sistema que le dará más visibilidad. Esto impulsará sus reservas en línea, reduciendo el número de clientes sin cita previa que visitan su oficina. 

2. Aprovechar el poder de Google My Business

Su agencia gubernamental ya tiene un listado de google my business, y puede integrar el enlace de reservas online en su perfil. De este modo, cuando la gente busque su ubicación para preparar una visita física, descubrirá que primero puede programar una oposición en línea.

3. Comercializar los sistemas de forma agresiva

No dé por sentado que los ciudadanos conocen su sistema de programación en línea sólo porque existe. Depende de usted informarles de la nueva actualización. Afortunadamente, esto no tiene por qué ser un proceso costoso, ni tampoco difícil. Hay dos enfoques principales para hacer saber a sus clientes que ha cambiado a un sistema de reservas en línea:

  1. Marketing offline: esta es una estrategia de marketing muy eficaz y no requiere muchos recursos; incluye:
  • CartelesLa marca de sus oficinas con carteles que destaquen el nuevo software para que los ciudadanos que acudan a ellas sepan que existe una opción de programación alternativa. 
  • Buzón de vozLos ciudadanos seguirán reservando sus citas por teléfono hasta que sepan que pueden hacerlo por Internet. Adapte el mensaje del buzón de voz para que cuando la gente llame, y usted esté ocupado, se le notifique el sistema en línea.
  • SMSEl sistema de gestión de la información: elabore una campaña de SMS y envíela a todos los contactos de su base de datos para promocionar el enlace de programación en línea. 
  1. Marketing en línea: esta es una de las estrategias de marketing más efectivas, y lo mejor es que utilizará sus recursos en línea para comercializar el nuevo sistema. Entre ellos:
  • Contenido de la web: Crea y publica un blog en el sitio web de la agencia sobre el nuevo programador en línea y sobre las ventajas que ofrece a los ciudadanos. Asegúrate de incluir una imagen de banner atractiva y un enlace de reserva para que la gente lo siga. 
  • Boletines electrónicos: El marketing por correo electrónico no ha pasado de moda. De hecho, las estadísticas muestran que los correos electrónicos tienen un 4200% retorno de la inversión. Cuando envíe a sus suscriptores boletines de noticias por correo electrónico, asegúrese de destacar que ahora pueden programar citas en línea e incluya un enlace de reserva.
  • Publicaciones en las redes sociales: Las plataformas de medios sociales son una forma estupenda de interactuar con los clientes. Cree publicaciones en las redes sociales con los nuevos sistemas de programación en línea y publíquelas en todas sus plataformas. No te olvides de utilizar imágenes creativas para aumentar tu tasa de participación. 

¿Cómo pueden las administraciones públicas optimizar sus sistemas de gestión de citas?

A continuación le ofrecemos 5 consejos prácticos sobre cómo puede optimizar su software de programación en línea para sacar el máximo partido a sus empleados y ciudadanos.

1. Segmentación de los ciudadanos

Un enfoque único para todos no funciona cuando se trata de reservas en línea. Para agilizar sus operaciones, debe segmentar a las personas en función del servicio que necesiten. A continuación, debe colocarlos en diferentes colas para mejorar la eficiencia.

2. Analizar los datos anteriores

Céntrese en los datos que destacan el tiempo medio de servicio, el tiempo de espera y el número de clientes desatendidos para identificar las colas que se retrasan. Si el tiempo de espera es superior a la media, puede intervenir y averiguar cuál es el problema como jefe de equipo. En última instancia, esto mejorará el rendimiento del servicio y aumentará los índices de satisfacción de los clientes.

3. Mantener a los ciudadanos informados

Envíe a los ciudadanos notificaciones de confirmaciones de reservas, tiempos de espera previstos, cambios en sus citas y recordatorios. Si los ciudadanos reservan en línea pero siguen teniendo que esperar en la cola durante mucho tiempo, acabarán dejando de utilizar el sistema en línea.

4. Planificar las asignaciones de personal

Esto le ayudará a controlar y equilibrar el periodo de espera. También garantiza que algunos agentes no se vean abrumados por un gran número de visitantes mientras otros experimentan un tiempo de inactividad. 

¿Cómo mejora la solución de programación de citas basada en la web de Qless los servicios gubernamentales?

El software de programación de citas en línea Qless para oficinas gubernamentales es la clave para una prestación de servicios eficiente. Ayuda a los organismos a hacer frente a las situaciones frustrantes causadas por las largas colas, permitiendo a los ciudadanos reservar sus citas en el momento más óptimo. Este sistema también mejora los servicios de la administración gracias a funciones clave como;

  1. Información en tiempo real: puede supervisar fácilmente las situaciones de tiempo de espera en las oficinas, lo que le permite identificar las ineficiencias y resolverlas a tiempo. También puede utilizar los datos de los clientes en el tablero para conocer sus preferencias de compromiso con el cliente y utilizar esta información para enviar notificaciones. Los datos en tiempo real le ayudarán a entender dónde están sus ineficiencias.
  2. Alertas y comunicaciones: Los ciudadanos no tienen que estar en la oficina para esperar su lugar en la cola. Puede enviarles fácilmente alertas de texto para ayudarles a controlar su posición en la cola, como el tiempo medio de espera y cuándo deben llegar a su cita. De este modo, sólo acuden a sus instalaciones físicas cuando están a punto de ser atendidos. Esto ayuda a reducir la congestión en la oficina.
  3. Posibilidad de unirse desde cualquier lugar: los clientes pueden reservar su cita desde varios canales, como la aplicación Qless, la API, el dispositivo móvil, el quiosco in situ o el sitio web. Esto les da la flexibilidad de interactuar con el sistema a través de los medios con los que se sientan más cómodos. 
  4. Eficiencia operativa: Al programar su cita en línea, los ciudadanos son atendidos inmediatamente después de llegar a su oficina, reduciendo el aspecto más frustrante de los servicios gubernamentales: los largos tiempos de espera. En última instancia, esto mejora sus experiencias y aumenta su satisfacción.  

Agilice sus operaciones con el software de programación de citas en línea 

Lo mejor de adoptar un software de programación de citas en línea es que puede tomar el control de la experiencia del cliente garantizando la previsibilidad del servicio. Cuando los ciudadanos reservan sus citas en línea, están técnicamente a cargo de la prestación del servicio. Pueden decidir la hora y el día en que quieren ser atendidos sin tener que hacer cola. Es un sueño hecho realidad para los ciudadanos. Los agentes de la administración, por su parte, aprovechan al máximo sus horas de trabajo y, basándose en su calendario, saben cuánta carga de trabajo deben esperar y son capaces de planificarla. Esto, en última instancia, aumenta la productividad y la moral de los empleados. 

Si acabas de integrar un software de programación online pero tienes un bajo índice de adopción, no te rindas todavía. Asegúrese de comercializarlo de forma agresiva en sus plataformas de redes sociales y en sus locales físicos para darle la máxima visibilidad. Permita que sus clientes tomen las riendas de su programación. Póngase en contacto con Qless hoy mismo para obtener un sistema de reservas en línea para su oficina gubernamental

Sin colas. Operaciones más inteligentes. Ciudadanos más felices.